Domino 伺服器 mail rules:信進信箱前就先攔下來
有些信你根本不想讓它進到使用者信箱:帶某種附件的直接擋、寄給離職帳號的轉去別處、某類信留一份備查。這些不用寫 agent——Domino 的伺服器 mail rules 會在信還躺在 MAIL.BOX、router 處理它的那一刻就套用。它跟使用者信箱裡自己設的規則是兩回事:一個在伺服器端、信進信箱前;一個在 client 端、信進信箱後。
重點摘要
- 在哪設:Domino Administrator → Configuration → Messaging → Configurations,編輯 Configuration Settings 文件,到 Router/SMTP → Restrictions and Controls → Rules。規則就存在這份 Configuration Settings 文件裡。
- 何時跑:在信沉進 MAIL.BOX 的時候套用(不是在使用者信箱),而且每封信只評估一次。這跟使用者在 Notes 信箱裡設的 client 規則不同——那是信進信箱之後才在信箱裡跑。
- 條件:挑一個 item(Sender、Subject、Body、附件名、Size…)配一個運算子(contains / does not contain / is / is not / is less than / is greater than);可用 AND/OR 串、每個條件可加一個例外;不支援萬用字元(用 contains 搭關鍵字,不要用
*);文字比對不分大小寫。 - 六種動作(一條規則只能一個):Journal(留底一份、繼續投遞)、Move to database(搬去另一個庫隔離)、Don’t accept(直接拒收)、Don’t deliver(靜默刪除,或回一封 NDR)、Change routing state(標成 HOLD、卡在 MAIL.BOX 等管理者處理)、Stop processing(停掉這封信後續的規則)。
- 兩個要知道的點:規則擋信時,預設不通知寄件人或收件人;而且官方明講 mail rules 不是防毒方案。
它在哪、什麼時候跑
伺服器 mail rules 設定在 Configuration Settings 文件裡(官方:設定伺服器 mail rules):Configuration → Messaging → Configurations,編輯該文件,到 Router/SMTP → Restrictions and Controls → Rules,按 New Rule。(同一個 Restrictions and Controls 區底下還有別的投遞層控制,例如投遞控制裡的最大訊息大小——mail rules 是其中偏「按規則分流」的那一塊。)
關鍵是時機:規則是在信被 router 放進 MAIL.BOX 時評估的——也就是在它被投進任何人的信箱之前。而且官方寫明**「Each message is evaluated only once」**,每封信只評一次。這正是它跟 client 端規則最大的差別:
- 伺服器 mail rules:伺服器端、MAIL.BOX、信進信箱前、對所有經過的信生效。
- client 規則:使用者信箱裡、信進信箱後、只對那個人的信箱。
改了規則不會馬上生效,要等伺服器重新載入:約每五分鐘自動 reload 一次,或在主控台打 set rules 立刻套用。
條件怎麼寫
一條規則由一個或多個條件組成。每個條件:挑一個訊息 item(Sender、Subject、Body、附件名、Size…),配一個運算子:
- 文字類:contains / does not contain / is / is not。
- 數值類(如 Size):is less than / is greater than(數值要用數字填)。
幾個實務點:條件可以用 AND / OR 串起來、每個條件可加一個例外;不支援萬用字元——官方「Text fields do not support wildcard values」,所以別用 *,改用 contains 加關鍵字;文字比對不分大小寫。
六種動作(一條規則一個)
條件命中後,執行一個動作(每條規則只能設一個):
- Journal this message:把信複製一份送到 journaling 資料庫,然後繼續正常投遞(留底、不影響送達;journaling 要另外在 Router/SMTP → Advanced → Journaling 開)。
- Move to database:把信從 MAIL.BOX 搬到另一個資料庫隔離(那個庫要先存在),常用來把可疑信丟進 graveyard 庫。
- Don’t accept message:直接拒收,Domino 不另外產生投遞失敗報告。
- Don’t deliver message:伺服器收下但不投——可選靜默刪除,或回一封 NDR(退信通知)給寄件人。
- Change routing state:把訊息標成 HOLD,信就卡在 MAIL.BOX、等管理者處理。(這正是mail 路由那篇講的 held mail 的其中一個來源——routing state 被 mail rule 改成 Held。)
- Stop processing:停掉這封信後面還沒跑的規則(排在這條之後的規則就不再套)。
兩個要先知道的點
- 預設不通知:規則擋下一封信時,官方明講 「Domino does not notify the sender or recipient if a rule prevents a message from reaching its destination」——除非你用的動作本身會回(例如 Don’t deliver 選 Send NDR)。所以用規則默默擋信時,兩邊都不會收到提示。
- 不是防毒:官方也直說 「Mail rules are not intended to serve as an anti-virus solution」。mail rules 適合「照規則分流、留底、隔離、擋特定樣式」,但病毒防護要靠專門的掃毒方案,別拿 mail rules 當防毒。
小結
- 在哪:Configuration Settings 文件 → Router/SMTP → Restrictions and Controls → Rules。
- 何時:信沉進 MAIL.BOX 時、每封評一次(伺服器端、信進信箱前),對照 client 端信箱規則。
- 條件:item + 運算子(contains/is/is less than…),無萬用字元(用 contains)、AND/OR、可加例外、不分大小寫。
- 動作(一條一個):Journal / Move to database / Don’t accept / Don’t deliver(靜默刪或 NDR)/ Change routing state=HOLD / Stop processing。
- 要知道:預設不通知寄收件人;mail rules 不是防毒。改規則用
set rules或等約五分鐘自動 reload。
參考來源
- Setting server mail rules(在 Router/SMTP→Restrictions and Controls→Rules 設、MAIL.BOX 沉積時跑、conditions 運算子與無萬用字元、六種 actions、不通知、非防毒、set rules reload)— HCL Domino(官方)
- Filtering mail using rules(使用者信箱裡的 client-side 規則,與伺服器規則對照)— HCL Notes(官方)
- Setting delivery controls(同在 Router/SMTP→Restrictions and Controls 的投遞控制,如最大訊息大小)— HCL Domino(官方)